Accroître votre efficacité

D’après l’institut  EasyPanel, deux salairés sur trois perdre trop de temps au travail. Il suffit  de quelques bonnes habitudes pour gagner une heure ou plus.

1)   Processus Matinal : Les bienfaits du morning http://caroleruvira.blogspot.fr/2015/01/processus-matinale.html

2)   Affiner votre TO–DO LIST – à faire le matin en dix minutes.

3)   Ordonnez vos E-MAILS grâce à la méthode CAP – Classement, Action, Poubelle. Créer deux catégories : Mails qui peuvent -être utile un jour, Mail à répondre et les autres direction la poubelle

4)   Optez pour le rétroplanning , projetez–vous sur le résultat et fixez les actions intermédiaires de la date du livrable juqu’au présent.

5)   Analysez vos missions : En moyenne 20 % de votre travail suffit à produire vos objectifs donc concentrez –vous sur les tâches à haute valeur ajoutée.

6)   Prévoyez les imprévus : mettre dans votre planning des cases vides, vous trouverez toujours quelques choses à mettre à la place, peut-être un temps pour vous.

7)   Le temps de concentration : trouver votre moment où il est maximal (si vous êtes plutôt du matin ou du soir ), effectuez des tâches complexes afin d’être plus efficace.

Voici quelques bonnes habitudes pour gagner 1 heure par jour. Commencez par celles qui vous semble le plus simple à mettre en place, et qui vous fait plaisir.

Carole Ruvira.

Les 4 éléments à améliorer en tant que Manager

Si vous améliorez ces quatre éléments tôt ou tard, vous obtiendrez de la part de votre équipe des résultats exceptionnels.

1. Établir, communiquer, et expliquer clairement les objectifs et les motifs pour lesquels il veut atteindre ces résultats. Ces buts doivent être faciles à comprendre, ils doivent être mesurables, et expliquez plusieurs afin que les gens sous votre responsabilité puissent les évaluer et qu’ils sachent où ils sont rendus à tout moment dans le processus.

Chaque collaborateur comprend mieux le sens de ses actions et peut prendre ses propres décisions sans avoir besoin de recourir constamment à vous lorsqu’une situation inhabituelle survient.

2. Utiliser une communication rétroactive. Les bons managers répètent leur message de différentes façons et questionnent beaucoup pour s’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent bien l’objectif et les résultats attendus. Il est de votre responsabilité de vérifier régulièrement le niveau de compréhension de chacun pour vous assurer que toute l’équipe travaille en tout temps dans le même sens et de façon efficace.
3. Être un modèle par ses actions. Le manager performant demeure un exemple non seulement dans ses paroles, mais surtout dans ses actes.

Les valeurs auxquelles vous croyez et que vous avez établies doivent d’abord être vécues par vous, sinon vous serez considéré comme un imposteur. Les collaborateurs résistent à vous suivre si vous n’êtes en accord entre vos paroles et vos actes.

4. Aider à développer la compétence chez les collaborateurs  

 Vous jouerez un rôle de facilitateur, de soutien et d’orienteur surtout; plutôt que de dire quoi faire, vous aiderez l’employé à réfléchir et déterminer le meilleur chemin pour atteindre le résultat. Vous valoriserez chaque action par des félicitations, des paroles qui renforcent les points forts.

 Ces actions feront grandir son estime de soi et sa compétence, qui le rendront plus autonome.

Carole Ruvira

La notion du temps

C’est notre ressource la plus précieuse ; gaspillée, elle entraine des tensions nerveuses excessives, des coûts monétaires inutiles et des pertes d’opportunités.

A quoi sert la gestion du temps ?

-       Atteindre ses objectifs –  la métaphore des gros cailloux

-       Améliorer sa productivité

-       Avoir un meilleur équilibre entre sa vie professionnelle et personnelle

-       Se sentir en harmonie avec soi-même

Les 3 Facteurs principaux qui expliquent notre difficulté à bien gérer notre temps :

           

            La nature humaine ; désir de plaire, la peur d’être fautif, résistance au changement, l’ambition,, l’envie, le manque de curiosité

            Les habitudes, la routine

            Les a priori ; je travaille mieux sous pression, cela ôte toute spontanéité ….

Je vous propose de visiter les voleurs de temps internes

Emotionnel :

            Repousser toujours à plus tard certaines activités

            Préoccupations,

Peur de dire NON

Accepter toutes les tâches

            Perfectionnisme

            Fatigue et maladie

Contrôle de soi :

            Trop de contrôle, un manque d’émotions

 gestion des crises et des réclamations

            Lire trop de documents qui n’apporte rien et mal adaptées aux différents projets.

            Passer trop de temps au téléphone et ne pas écouter autrui

            Délégation inexistante ou inefficace dans la gestion des tâches

Organisation :

            Environnement source de distraction

            Tirer les document plusieurs fois, et s’obliger à les relire

            Bureau en désordre –absence de rangement.

            Communication  insuffisante ou excessive aves ses collaborateurs

            Confusion des responsabilités, chevauchement des responsabilités.

            Les différentes types de tâches et la gestion du temps :

1)   Les tâches plaisirs : Prévoir un temps adéquate ou les déléguer  si vous passez trop de temps .

2)   Les tâches pièges : résoudre le problème toute de suite ou permettre aux collaborateurs de les traiter.

3)   Les tâches gisements : elles peuvent être déléguées, prévisibles et donc planifiables car elles correspondent à votre fonction.

4)   Les tâches imprévus : affecter un budget temps pour les absorber sans que votre travail du quotidien en souffre

Pausez-vous quelques instants afin d’identifier votre fonctionnement par rapport à votre temps.

Si vous souhaitez que l’on en parlions ensemble,  pour vous, vos collaborateurs.

Carole Ruvira

Faire le deuil des changements

Départs de dirigeants, changements de postes, abandons de projets, rachats, fusions… La vie en entreprise est ponctuée de pertes et de ruptures. Des situations banalisées aujourd’hui mais qui doivent entrainent incertitude, doute, stress.

Objectif : lever les non-dits, les secrets, la rumeur.

La question du deuil dans les entreprises, n’est pas abordée . On s’oblige  à toujours regarder de l’avant, et à être productif.  Parler de la perte ou de disparition. C’est toujours assimilé à une perte de temps.

Les conséquences de ce déni pour les salariés, c’est une démobilisation, du désintérêt pour leurs tâches, envie de changer d’entreprise.

Le travail fait partie intégrante de l’identité sociale de chacun. On cherche une stabilité  dans travail surtout si on est éprouvé dans sa vie familiale.

La perte peut prendre différentes formes :

-       Changement d’organisation

-       Mobilisation géographique

-       Prise d’un nouveau poste

-       Rachat/fusion

-       Produit ou projet  arrêté

-       Le départ d’un dirigeant

Si je prends en le cas du départ d’un dirigeant.

L’entreprise est hiérarchisée, et fonctionne avec un groupe humain. Le dirigeant est une figure d’autorité paternelle ou maternelle importante, Son départ représente une perte affective, quelque soit le lien que l’on entretenait avec lui, surtout dans les entreprises familiales. 

Comment faire ce deuil ?

1.   Le dirigeant doit préparer sa retraite, faire son bilan.

2.    Les collaborateurs doivent mesurer ce qu’ils aimaient chez lui ou non, ce qu’ils ont appris grâce à lui.

3.    Le nouveau chef doit faire le deuil de son ancienne fonction.

Toutes ses étapes sont colorées d’émotions de chacun.

Quel risque à ne pas faire ce travail ?

Si le deuil n’a pas été fait, l’ancien dirigeant aura tendance à rester présent d’une façon ou d’une autre. A garder des liens avec ses anciens collaborateurs, et à être cité régulièrement. Quant à ceux qui restent, ils auront du mal à accepter leur nouveau chef. Et si ce dernier ne fait pas ce travail d’humilité, il risque de disqualifier l’ancien dirigeant et ses nouveaux employés en se présentant comme un sauveur. Or, il ne doit surtout pas arriver comme si le monde commençait avec lui. 

Vous avez des besoins dans ce sens ?

Carole Ruvira